(English version available here)

เทมเพลต Excel Gantt Chart …

สำหรับใช้แปลนงานโปรเจ็ค ดูเข้าใจง่าย แถมยังลากเส้นความสัมพันธ์ระหว่างงานได้ง่ายๆ

ฟีเจอร์เด็ดๆ

  • วาดแกนต์ชาร์ท (Gantt Charts) บนไทม์ไลน์ได้ง่ายๆ ไม่ว่าจะเป็น Tasks timeline, milestones, หรือ เส้นความสัมพันธ์ระหว่างงาน (dependencies)
  • จัดกลุ่มของงาน (Tasks) ได้
  • ไฮไลท์เส้นความสัมพันธ์ระหว่างงาน (Dependencies Link) ได้โดยอัตโนมัติ – เช่น หากมีการเลื่อนงานชิ้นหนึ่ง แล้วไปกระทบให้อีกงานหนึ่งไม่สามารถเริ่มได้ตามที่วางแผนไว้แต่แรก เส้นความสัมพันธ์จะกลายเป็นสีแดงทันที
  • สามารถเลือกที่จะแสดง/ซ่อนวันสุดสัปดาห์ได้
  • คำนวณวันทำงานโดยอัตโนมัติ (Net Workdays)
  • นำเอาการดำเนินงานจริง มาเปรียบเทียบกับแผนที่วางไว้ได้ง่ายๆ (Actual vs Planned)
  • เลือกแสดงผลได้ทั้งแบบรายวัน และรายสัปดาห์
  • ปรับเปลี่ยนสีของแกนต์ชาร์ตได้
  • ไฮไลท์วันหยุดอัตโนมัติ
  • สามารถตั้งค่าระยะเวลาไทม์ไลน์โปรเจ็คได้สูงสุดถึง 1200 วัน

เอาเทมเพลตนี้ไปใช้ ณ บัดนาว!

ลองโหลดตัวเวอร์ชั่นทดลองใช้ฟรีได้จากปุ่มด้านล่าง ถ้าใช้แล้วชอบ ก็ไปซื้อเวอร์ชั่นเต็มได้ผ่าน Etsy หรือส่ง inbox มาทาง Facebook Page กันได้เล้ย!

    วิธีใช้งานเทมเพลต

    ความต้องการของระบบ

    • Microsoft Office เวอร์ชั่น 365/2013/2016/2019 สำหรับระบบปฏิบัติการ Windows, หรือ Microsoft Office 365 สำหรับระบบปฏิบัติการ Mac OS
    • เปิดการใช้งาน Excel Macro: เทมเพลตนี้จำเป็นต้องได้รับการอนุญาติให้รัน Macro ใน Excel เพื่อให้สามารถทำงานได้ – หากไม่คุ้นเคยกับ Macro สามารถดูวิธีเปิดใช้งาน Macro จากลิ้งค์นี้ได้เลยครับ

    การตั้งค่าโปรเจ็ค

    1. ไปที่ชีท Project01 แล้วคลิ้กที่ปุ่ม Configs

    2. ตั้งค่าต่างๆ ตามความต้องการ

    • Project Start : วันเริ่มต้นของโปรเจ็ค
    • Project Timeline Duration : ระยะเวลาของโปรเจ็ค (เลือกใส่ได้ตั้งแต่ 60 ถึง 1200 วัน)
    • Weekend Mode* : กำหนดวันหยุดสุดสัปดาห์ของโปรเจ็ค เช่น โดยทั่วไป คือ วันเสาร์และอาทิตย์ ให้เลือกเป็น 1-Sat; Sun แต่หากกรณีวันทำงานตั้งแต่จันทร์ถึงเสาร์ ก็ให้เลือกเป็น 11-Sun only
    • Show Weekend : เลือกว่าจะให้แสดงวันสุดสัปดาห์บนไทม์ไลน์หรือไม่
    • Gantt Chart Labeling : เลือกการแสดง Label บนภาพแกนต์ชาร์ต :
      None : ไม่แสดง
      Summary : แสดงชื่องาน
      Dates : แสดงวันที่
      Summary + Dates : แสดงชื่องานและวันที่
    • Holidays (optional)* : กำหนดลิสต์ของวันหยุด โดยลิสต์วันหยุดเหล่านี้จะถูกใช้เพื่อการคำนวณจำนวนวันทำงาน และการแสดงผลบนไทม์ไลน์
      *หมายเหตุ: หากมีการแก้ไขการตั้งค่าในส่วนของ Weekend Mode หรือ Holidays หลังจากที่ได้มีการใส่ Tasks ไปบ้างแล้ว ให้ทำการตรวจทานและปรับปรุงในจำนวนวันทำงาน (Net Workdays) และวันสิ้นสุด (Finish) ของงานเหล่านั้นอีกครั้ง เพราะอาจจะได้รับผลกระทบจากการแก้ไขการตั้งค่าดังกล่าว

    3. คลิ้กที่ปุ่ม Save Configs เพื่อนำการตั้งค่าไปใช้

    การเพิ่ม/แก้ไข Task

    ภาพวิธีการเพิ่มหรือแก้ไข Task
    วิธีเพิ่มหรือแก้ไข Task

    1. ดับเบิ้ลคลิ้กที่เซลล์ภายใต้คอลัมน์ที่ชื่อ Task เพื่อเปิดหน้าฟอร์ม Item Details

    2. เลือกประเภท Task ภายใต้หัวข้อ Type

    3. พิมพ์ชื่อของงานในช่อง Summary

    4. คลิ้กที่ปุ่ม Start Date แล้วใช้เม้าส์เลือกวันเริ่มต้นงานจากไทม์ไลน์ของโปรเจ็ค เพื่อความสะดวกในการใช้งาน คุณสามารถเลือกจากเซลล์ที่เป็นเลขที่ของวันโดยตรง หรือเป็นเซลล์อื่นๆ ภายใต้คอลัมน์เดียวกันก็ได้

    5. สามารถเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งระหว่าง
    (A) ใส่เลขของจำนวนวันทำงานที่ช่อง Net Workdays – แล้วตัวเทมเพลตจะคำนวณวันสิ้นสุดของงาน (Finish Date) ให้โดยอัตโนมัติ; หรือ
    (B) คลิ้กที่ปุ่ม Finish Date เพื่อเลือกวันสิ้นสุดของงาน – แล้วตัวเทมเพลตจะคำนวณจำนวนวันทำงาน Net Workdays ให้โดยอัตโนมัติ

    6. คุณสามารถเลือกใส่ความก้าวหน้าของงานได้ที่ช่อง % Complete ตอนนี้เลย หรือกลับมาใส่ทีหลังก็ได้ โดยตัวแกนท์ชาร์ตจะแสดงความก้าวหน้าของงานเป็นสีเข้ม นอกจากนี้ยังสามารถเลือกปรับเปลี่ยนสีของแกนต์ชาร์ตได้จากตัวเลือกสีที่ด้านซ้ายล่าง

    7. คลิ้ก Save .

    8. หากต้องการแก้ไข Task เดิม ให้ดับเบิ้ลคลิ้กที่เซลล์ของงานนั้นๆ ในคอลัมน์ Task

    การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างงาน

    ภาพวิธีสร้างความสัมพันธ์ระหว่างงาน (dependencies)
    วิธีสร้างความสัมพันธ์ระหว่างงาน (dependencies)

    1. คลิ้กที่แกนท์บาร์ของงานที่เป็น predecessor (งานที่เป็น predecessor คืองานที่มีงานชิ้นอื่นมาขึ้นอยู่กับงานชิ้นนั้นๆ เช่น เป็นงานที่ต้องทำให้เสร็จก่อน ไม่เช่นนั้นจะเริ่มทำงานอีกชิ้นไม่ได้ เป็นต้น) – หลังจากคลิ้กแล้ว เส้นขอบของตัวบาร์ที่ถูกคลิ้กเลือกจะหนาขึ้น

    2. คลิ้กที่แกนท์บาร์ที่เป็น dependent task (กล่าวคือ เป็นงานที่ขึ้นอยู่กับงานตามที่เลือกในข้อ 1 ด้านบน)

    3. จะมีฟอร์ม Link Type เพื่อให้เลือกชนิดความสัมพันธ์ระหว่างงาน – ให้เลือกค่าที่ต้องการแล้วคลิ้ก Save

    คำอธิบายเพิ่มเติมสำหรับ Link Type:
    FS (Finish-to-Start) - งานที่เป็น dependent task จะไม่สามารถเริ่มต้นได้หากงานที่เป็น predecessor ยังไม่เสร็จสมบูรณ์
    SS (Start-to-Start) - งานที่เป็น dependent task จะไม่สามารถเริ่มต้นได้หากงานที่เป็น predecessor ยังไม่เริ่มต้น
    FF (Finish-to-Finish) - งานที่เป็น dependent task จะไม่สามารถเสร็จสมบูรณ์ได้หากงานที่เป็น predecessor ยังไม่เสร็จสมบูรณ์
    SF (Start-to-Finish) - งานที่เป็น dependent task จำไม่สามารถเสร็จสมบูรณ์ได้หากงานที่เป็น predecessor ยังไม่เริ่มต้น

    4. หากต้องการลบเส้นความสัมพันธ์ระหว่างงาน ให้ดับเบิ้ลคลิ้กที่เส้นและยืนยันการลบ

    5. หากคุณคลิ้กเลือกตัวแกนท์บาร์หรือเส้นความสัมพันธ์โดยไม่ตั้งใจ สามารถที่จะยกเลิกการเลือกได้โดยคลิ้กที่เซลล์อื่นบนชีท

    การสร้างไมล์สโตน

    1. ดับเบิ้ลคลิ้กที่เซลล์ภายใต้คอลัมน์ที่ชื่อ Task เพื่อเปิดหน้าฟอร์ม Item Details

    2. เลือกประเภท Milestone ภายใต้หัวข้อ Type

    3. พิมพ์ชื่อของไมล์สโตนในช่อง Summary

    4. คลิ้กที่ปุ่ม Start Date เพื่อกำหนดวันของไมล์สโตน

    5. คลิ้กที่ปุ่ม Save

    การสร้างกลุ่มสำหรับ Tasks (Tasks Grouping)

    ภาพวิธีการสร้างกลุ่ม (group)
    วิธีการสร้างกลุ่ม (Group)

    1. ดับเบิ้ลคลิ้กที่เซลล์ภายใต้คอลัมน์ที่ชื่อ Task เพื่อเปิดหน้าฟอร์ม Item Details

    2. เลือกประเภท Group ภายใต้หัวข้อ Type

    3. พิมพ์ชื่อของกลุ่มงานในช่อง Summary

    4. คลิ้กที่ปุ่ม Save จากนั้น ตัว Task และ ไมล์สโตนต่างๆ ที่อยู่ติดกันภายใต้ Group นี้ จะถูกถือว่าเป็นไอเท็มภายใต้ Group นี้โดยอัตโนมัติ

    5. สามารถยุบ/ขยาย การแสดงผลของแต่ละ Group ได้โดยคลิ้กที่ไอคอนรูปสามเหลี่ยมสีดำที่ด้านซ้ายของแต่ละ Group

    6. สามารถยุบ/ขยาย การแสดงผลของทุกๆ Group พร้อมๆ กันได้โดยคลิ้กที่ไอคอนรูปสามเหลี่ยมสีขาวที่มุมซ้ายบนของตาราง

    การเคลื่อนย้าย / ลบ / เพิ่ม ไอเท็ม

    วิธีการเคลื่อนย้าย / ลบ / เพิ่มไอเท็ม
    วิธีการเคลื่อนย้าย / ลบ / เพิ่ม ไอเท็ม

    1. คลิ้กที่เซลล์ภายใต้คอลัมน์ Task – คุณจะเห็นชุดของปุ่มแอ็คชั่น โชว์ขึ้นอยู่ที่ด้านขวามือของเซลล์ที่ถูกเลือก

    2. คลิ้กที่ปุ่มที่ต้องการเพื่อเคลื่อนย้ายตำแหน่ง ลบ หรือ เพิ่มบรรทัด

    Note: ถ้าประเภทของไอเท็มที่ถูกเลือกเป็นประเภท Group
    – การเคลื่อนย้ายตำแหน่ง : จะเป็นการย้ายทั้ง Group
    การลบ : จะมีหน้าต่างถามว่า จะทำการลบไอเท็มภายใต้ Group นั้นๆ ด้วยหรือไม่

    ปัญหาที่อาจพบ: ในบางกรณี อาจจะเจอปัญหาว่าชุดของปุ่มแอ็คชั่นไม่ถูกแสดงขึ้นมา – เมื่อเจอปัญหานี้ให้ลอง Zoom in / out ตัวชีท Excel แล้วปุ่มจะถูกโชว์ขึ้นมา

    การเปรียบเทียบระหว่างการดำเนินงานจริงกับแผนที่วางไว้ (Actual vs Planned)

    ภาพวิธีการเปรียบเทียบระหว่างการดำเนินงานจริงกับแผนที่วางไว้ (Actual vs Planned)
    วิธีการเปรียบเทียบระหว่างการดำเนินงานจริงกับแผนที่วางไว้ (Actual vs Planned)

    คุณสามารถตั้งเบสไลน์ของโปรเจ็ค เพื่อเป็นภาพ Snapshot ของแผนที่วางไว้ก่อนเริ่มโปรเจ็ค จากนั้นเมื่อเริ่มการดำเนินงานจริงไปแล้วซึ่งอาจมีการปรับเปลี่ยนแผนไปตามการดำเนินงาน ก็สามารถที่จะเปรียบเทียบดูได้ว่ามีการปรับเปลี่ยนไปจากแผนตั้งต้นอย่างไรบ้าง

    1. เมื่อคุณวางแผนงานตั้งต้นเสร็จแล้ว ให้คลิ้กที่ปุ่ม Baseline Tools – จะมีฟอร์ม Baseline Tools แสดงขึ้นมาบนหน้าจอ

    2. ในครึ่งซ้ายของฟอร์ม ติ๊กเลือกที่ช่อง Show

    3. คลิ้กที่ปุ่ม All ภายใต้หัวข้อ Set Baseline for แล้วคอนเฟิร์มด้วยการคลิ้ก Yes

    4. เส้นเบสไลน์สีเทาอ่อนจะถูกแสดงขึ้นภายใต้แกนท์บาร์ – จากตรงนี้ไป หากคุณมีการปรับเปลี่ยนแผนของงาน ก็สามารถที่จะเปรียบเทียบกับแผนตั้งต้นได้โดยง่าย

    5. หากต้องการซ่อนเส้นเบสไลน์ ให้เปิดหน้าฟอร์ม Baseline Tools แล้วคลิ้กเพื่อเอาเครื่องหมายที่ติ๊กไว้ในช่อง Show ออก

    6. หากต้องการลบเบสไลน์ ให้เปิดหน้าฟอร์ม Baseline Tools แล้วคลิ้กที่ปุ่ม All ภายใต้หัวข้อ Clear Baseline for

    7. หากต้องการที่จะตั้งค่าเบสไลน์สำหรับเฉพาะบางไอเท็มเท่านั้น ก่อนอื่นให้เลือกเซลล์ของไอเท็มที่ต้องการภายใต้คอลัมน์ Task ก่อน จากนั้นเปิดหน้าฟอร์ม Baseline Tools แล้วคลิ้กที่ปุ่ม Selected Items ภายใต้หัข้อ Set Baseline for. Note: ปุ่มนี้จะมีผลเฉพาะไอเท็มที่ถูกเลือกเท่านั้น ซึ่งจะไม่มีผลกับไอเท็มอื่นๆ ที่ไม่ได้ถูกเลือกเซลล์ไว้

    8. เพื่อความยืดหยุ่นในการใช้งานจริง ใน Baseline Tools จะมีช่อง Baseline2 อยู่ทางครึ่งขวาของฟอร์ม เช่น สำหรับในกรณีที่คุณอาจจะมีทั้งแผนตั้งต้น และแผนที่ถูกอัพเดทเพิ่มเติมก่อนจะเริ่มดำเนินงานจริง โดยที่เส้นของ Baseline2 จะถูกแสดงเป็นเส้นสีเทาเข้ม

    การปรับเปลี่ยนการแสดงผล (Switching Views)

    • สามารถปรับเปลี่ยนความละเอียดการแสดงผลระหว่าง รายวัน กับ รายสัปดาห์ ได้จากปุ่ม Weekly/Daily
    • สามารถซ่อนหรือแสดงรายละเอียดของไอเท็มได้จากปุ่ม Toggle Details

    อื่นๆ (Other Actions)

    • คลิ้กที่ปุ่ม Select Today เพื่อเลือกวันที่ปัจจุบันจากบนไทม์ไลน์
    • คลิ้กที่ปุ่ม Help เพื่อเปิดหน้าแสดงความช่วยเหลือ
    • สามารถรีเซ็ตชีทได้โดยคลิ้กที่ปุ่ม Configs แล้วคลิ้กที่ปุ่ม Reset Project – โดยจะเป็นการลบ Tasks/ไมล์สโตน/Group ที่ใส่ไว้ทั้งหมดออกจากชีท