การแสดงข้อมูลผ่าน Chart ใน Excel นั้น เป็นเรื่องปกติที่จะมี Labels ของ Timeline เข้ามาเกี่ยวข้อง ซึ่งบ่อยครั้งผมพบว่ามักจะอ่านได้ยาก ยิ่งหากในกรณีที่มีจำนวน Labels มากๆ ก็จะขึ้นมาเป็นพรืด ทำเอาตาลายได้เลยทีเดียว
วิธีง่ายๆ ที่จะช่วยให้ Chart ลักษณะนี้ ดูดีและอ่านได้ง่ายขึ้นคือ ทำ Grouping ของ Labels เหล่านั้น แล้วแสดงบน Chart เป็น 2 levels (หรือมากกว่านั้นก็ยังได้)
ดูตัวอย่างวิธีทำจากวิดีโอได้เลยครับ
ไฟล์ตัวอย่าง: 2-level_axis_sample
พอดีเมื่อวานนี้แฟนผมให้ช่วยทำชีทสำหรับวางแผนงาน โดยมี Requirements มาว่า
ทำเสร็จ ก็เลยถือโอกาสเอามาแชร์ซะเลย เผื่อมีใครจะเอาไปใช้ประโยชน์ได้ครับ
โหลดไฟล์ และดูวิดีโอตัวอย่างการใช้งานได้จากข้างล่างนี้เลยครับ
Download: PlanningTemplate_Simple
ผู้ใช้ Excel ทุกคนน่าจะได้มีโอกาสต้องใช้การ Transpose ข้อมูลกันมาบ้างแล้วไม่มากก็น้อย เช่น การเปลี่ยน Layout ระหว่างตารางข้อมูลแนวตั้ง กับแนวนอน
ผู้ใช้อีกจำนวนหนึ่งก็อาจจะเคยทำการ Paste Link … คือการเอา Copy & Paste โดยไม่ได้เอาข้อมูลไปตรงๆ แต่ใช้วิธี Link หรือ Refer กลับมาที่ต้นฉบับแทน ดังเช่นในภาพตัวอย่างด้านล่างนี้
แต่ถ้าเราอยากจะทำการ Paste Link และ Transpose Data ไปพร้อมๆ กันล่ะก็ จะพบว่าเราใช้วิธีการ Paste Special ที่ Excel ให้มาไม่ได้ เพราะเมื่อเราเลือกติ๊ก Transpose ปุ๊บ ปุ่ม Paste Link ก็จะใช้ไม่ได้ปั๊บ
…บางที Microsoft ก็ใจร้ายเกินไป…
แต่ไม่เป็นไร ชีวิตเรายังพอมีหนทางให้เดินต่อ
ถ้าอยากลองทำตาม ให้โหลด Sample File นี้มาเปิดก่อนครับ
…
วิธีแก้ปัญหาวิธีที่ 1 : ใช้ Find and Replace ช่วย
เพียงแค่เท่านี้ เราก็ได้ตารางที่ Link กลับไปตารางเดิม พร้อมทั้ง Transpose ไปพร้อมๆ กันอีกด้วย
วิธีแก้ปัญหาวิธีที่ 2 : ใช้สูตร Transpose
วิธีนี้จะทำได้ง่ายกว่าวิธีแรกนิดหน่อย แต่จะมีความยืดหยุ่นน้อยกว่า เพราะสูตรที่ใส่จะเป็นแบบ Array Formula ดังนั้น เวลาจะแก้ไขสูตรก็จะต้องทำทั้งตาราง
อ้างอิง: ผมไปเจอ Trick แรกจาก Chandoo.org และอันที่สองจาก Excel.Tips.Net
Technique นี้ เพิ่งไปเห็นมาจากวิดีโอ Picture Lookup Technique in Excel โดย Trump Excel
รู้สึกว่ามันเจ๋งมาก คือ เราสามารถค้นหารูปด้วยคำที่ต้องการ แล้วให้รูปที่ตรงกับคำนั้นๆ โชว์ขึ้นมาเลย เช่นในตัวอย่างนี้ ผมแค่ใส่ชื่อประเทศที่ต้องการ รูปด้านขวาก็จะโชว์รูปธงชาติของประเทศนั้นๆ ให้ทันที (โดยการเอาชื่อประเทศนั้นไปค้นหาจากตารางที่เตรียมไว้ด้านล่าง)
เทคนิคที่จะต้องใช้ในที่นี้ก็คือ Index & Match และ Named Range
มาลองทำกันดูเลยดีกว่า!
ขั้นแรกให้ดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่างนี้มาก่อน เป็นไฟล์ที่ผมเตรียมตารางข้อมูลที่เป็นชื่อประเทศและธงชาติไว้ให้แล้ว แต่ไม่ได้ใส่สูตรอะไรไว้เลย
จากนั้นก็ลองทำตามวิดีโอด้านล่างนี้เลยครับ!
ส่วนข้างล่างนี้คือไฟล์ที่ทำเสร็จแล้วครับ
Trick นี้น่าจะมีประโยชน์กับคนที่ต้องทำงานกับตารางข้อมูลบ่อยๆ
…
เวลาทำงานกับตารางข้อมูลใน มีหลายครั้งที่เราต้องการจะเลือกทั้งตาราง (ในกรณีของผม มักจะเป็นการ Copy ข้อมูลไปปู้ยี่ปู้ยำโดยไม่ให้กระทบกับตารางข้อมูลต้นฉบับ)
ที่ผมสังเกตก็คือ แต่ละคนจะมีวิธีการในการเลือกทั้งตารางแตกต่างกัน
บางคนอาจจะใช้ Mouse ลากเอา (ซึ่งถ้าตารางมันมีจำนวน Rows เยอะๆ ก็จะยากหน่อย)
บางคนใช้ปุ่ม Ctrl + Shift แล้วก็ลูกศร ขึ้นๆ ลงๆ ซ้ายขวาซ้ายขวา..
แต่วิธีที่ (ผมคิดว่า) ง่ายที่สุดก็คือการกด Ctrl + A ครับ
เพียงแค่ให้มี Active Cell เป็นส่วนหนึ่งของตารางข้อมูลที่เราต้องการ จากนั้นก็กด Ctrl + A
ทั้งตารางข้อมูล (ที่อยู่ในอาณาเขตเดียวกัน) ก็จะถูกเลือกแล้วครับ
หมายเหตุ : จากตรงนี้ หากเรากดอีก Ctrl+A อีกครั้ง ก็จะเป็นการเลือกทุก Cells ในชีทแทน
….
แถม #1
แถม #2
หลังจากเลือกทั้ง Row/Column แล้ว…
