ข้ามข้อจำกัดการ Paste Link + Transpose

ผู้ใช้ Excel ทุกคนน่าจะได้มีโอกาสต้องใช้การ Transpose ข้อมูลกันมาบ้างแล้วไม่มากก็น้อย เช่น การเปลี่ยน Layout ระหว่างตารางข้อมูลแนวตั้ง กับแนวนอน

ผู้ใช้อีกจำนวนหนึ่งก็อาจจะเคยทำการ Paste Link … คือการเอา Copy & Paste โดยไม่ได้เอาข้อมูลไปตรงๆ แต่ใช้วิธี Link หรือ Refer กลับมาที่ต้นฉบับแทน ดังเช่นในภาพตัวอย่างด้านล่างนี้

2015-11-30_13-46-43.gif

 

แต่ถ้าเราอยากจะทำการ Paste Link และ Transpose Data ไปพร้อมๆ กันล่ะก็ จะพบว่าเราใช้วิธีการ Paste Special ที่ Excel ให้มาไม่ได้ เพราะเมื่อเราเลือกติ๊ก Transpose ปุ๊บ ปุ่ม Paste Link ก็จะใช้ไม่ได้ปั๊บ

2015-11-30_13-49-11.gif

 

…บางที Microsoft ก็ใจร้ายเกินไป…

 

แต่ไม่เป็นไร ชีวิตเรายังพอมีหนทางให้เดินต่อ

ถ้าอยากลองทำตาม ให้โหลด Sample File นี้มาเปิดก่อนครับ

SampleFile

วิธีแก้ปัญหาวิธีที่ 1 : ใช้ Find and Replace ช่วย

  1. ขั้นแรกให้เราใช้วิธี Copy และมา Paste Special ตามปรกติก่อน
    2015-11-30_13-55-50.png
    .
  2. ณ จุดนี้ จะพบว่าเราได้ตารางข้อมูลอีกอันหนึ่งทีข้อมูลเหมือนกัน แต่จริงๆ แล้วเป็นสูตรที่อ้างอิงไปที่ตารางเดิม โดยใช้เครื่องหมายเท่ากับ (‘=’)
    2015-11-30_13-56-53.png
    .
  3. จากนั้นให้เราเลือกคลุมตารางใหม่ทั้งตาราง แล้วกด Ctrl+H เพื่อเรียกหน้าต่าง Find and Replace ขึ้นมา
    2015-11-30_13-58-02.png
    .
  4. แล้วใส่เครื่องหมาย = ตรงช่อง Find what
    ใส่ x= ตรงช่อง Replace with
    แสร็จแล้วกดปุ่ม Replace All จากนั้นก็ปิดหน้าต่าง Find and Replace นี้ไป
    2015-11-30_14-01-13.png
    .
  5. ตารางใหม่ของเราก็จะหน้าตาเป็นแบบนี้ คือมีตัว x เพิ่มขึ้นมาข้างหน้าสูตร 2015-11-30_14-02-25.png
    .
  6. จากนั้นเราก็ Copy ตารางที่ 2 นี้ มาวางแบบ Transpose อีกทีหนึ่ง
    2015-11-30_14-03-48.gif
    .
  7. จากตรงนี้ เราก็แค่ทำสวนทางกับขั้นตอนที่ 4 คือ เลือกตารางล่าสุด กด Ctrl+H และ ทำการ Replace x= ด้วย = เพื่อเอาสูตรของเรากลับมาดังเดิม 
    2015-11-30_14-06-51.gif
    .

เพียงแค่เท่านี้ เราก็ได้ตารางที่ Link กลับไปตารางเดิม พร้อมทั้ง Transpose ไปพร้อมๆ กันอีกด้วย

วิธีแก้ปัญหาวิธีที่ 2 : ใช้สูตร Transpose

วิธีนี้จะทำได้ง่ายกว่าวิธีแรกนิดหน่อย แต่จะมีความยืดหยุ่นน้อยกว่า เพราะสูตรที่ใส่จะเป็นแบบ Array Formula ดังนั้น เวลาจะแก้ไขสูตรก็จะต้องทำทั้งตาราง

  1. ให้เรานับขนาดของตารางก่อน ว่ากี่ Rows และ กี่ Columns เช่นในตัวอย่างนี้ ตารางของผมมีขนาด 8 Rows X 4 Columns ก็จดไว้ในใจก่อน2015-11-30_14-12-01.png
    .
  2. ลากคลุม Cells อีกที่หนึ่งที่เราอยากจะทำการวางสูตรที่จะลิ้งค์กลับมา่ที่ตารางข้อมูลต้นฉบับ โดยคราวนี้ให้ขนาดกลับด้านกันกับตารางต้นฉบับ กล่าวคือ ของเดิม 8×4 ข้องใหม่นี้ก็ให้เลือกเป็น 4×8
    2015-11-30_14-14-44.png
    .
  3. ใส่สูตร =Transpose( 
    จากนั้นทำการเลือกตารางต้นฉบับที่เราต้องการ
    แล้วกด Ctrl+Shift+Enter เพื่อวางสูตรลงไป
    2015-11-30_14-16-40.gif

 

อ้างอิง: ผมไปเจอ Trick แรกจาก Chandoo.org และอันที่สองจาก Excel.Tips.Net

โฆษณา

TinyTask – เบื่อไหมกับงานซ้ำๆ? มาทำ Automation แบบบ้านๆ กัน

Tool ที่จะมานำเสนอวันนี้ สามารถ “อัด” (Record) สิ่งที่เราได้ทำบนหน้าจอ ไม่ว่าจะเป็นการคลิ้กที่ตำแหน่งต่างๆ และการพิมพ์ผ่าน Keyboard แล้วสามารถนำเอามา “เล่น” (Play) ซ้ำๆ อีกกี่รอบก็ได้ ช่วยทำงานซ้ำๆ แทนเราโดยที่เราไม่จำเป็นต้องไปเขียน Script หรือเขียนโค้ดให้ยุ่งยากอะไรเลย

ลอง Download ตัวโปรแกรมจากหน้าเว็บของผู้พัฒนา  แล้ว Run โปรแกรมดูครับ

จะเจอหน้าตาโปรแกรมที่ซิมเปิ๊ลซิมเปิลแบบนี้…

tinytask_buttons

ลองกดที่ปุ่ม Options (รูปไขควง) แล้วเลือก Help ดู มาดู Quick Start Guide กันก่อน

tinytask_002

จำปุ่มนี้ไว้ก่อน : Ctrl + Shift + Alt + R ใช้สำหรับ “เริ่มอัด” และ กดอีกทีเพื่อ “หยุดอัด”

แล้วเรามาลองเล่นกันดู

  1. เริ่มโดยการ เปิดหน้าเว็บจาก Link นี้มารอไว้ก่อน ขยายให้ใหญ่พอที่จะเห็นปุ่ม Click me ลองคลิ้กที่ปุ่ม ดู 3 ครั้ง จะเห็นปุ่ม Reset clicks โผล่ขึ้นมาด้านขวา (ถ้าไม่เห็นก็ขยายหน้า Browser ให้ใหญ่พอที่จะเห็นก่อนครับ)
  2. ลองกดคีย์สำหรับอัด Ctrl+Shift+Alt+R เราจะเห็นปุ่มตรงกลางเปลี่ยนจากสีฟ้าเป็นสีแดง แสดงว่ากำลังอัดอยู่
  3. ลองคลิ้กที่ปุ่ม Click me ในหน้าเว็บที่เปิดอยู่ 3 ครั้ง จากนั้นเราจะเห็นปุ่ม Reset clicks ทางด้านขวาโผล่ขึ้นมา ก็ไปคลิ้กตรงนั้นอีกทีหนึ่ง
  4. เสร็จแล้วกด Ctrl+Shift+Alt+R อีกครั้งเพื่อหยุดอัด (ปุ่มใน TinyTask ที่เป็นสีแดงจะเปลี่ยนกลับไปเป็นสีฟ้า)
  5. กดที่ปุ่ม Options (รูปไขควง) แล้วเลือก Set Repeat Count แล้วใส่เลข 5 ลงไป (หมายความว่าเราจะเล่นซ้ำสิ่งที่เราทำไปสักครู่ก่อนหน้านี้ทั้งหมด 5 รอบ)
  6. ลองกดปุ่ม Play (สีเขียว) ดู

ถ้าเราอยากจะเก็บสิ่งที่อัดแล้วไว้ใช้ทีหลังอีก ก็กด Save เป็นไฟล์ .rec ได้เลย วันหลังก็มาเปิดใช้งานได้ นอกจากนี้ยังมีปุ่ม Compile เพื่อสร้างไฟล์ exe จาก script นั้นๆ เอาไปใช้ run ตรงๆ ได้เลยอีกด้วย

.. ทีนี้ ผมจะลองกับตัวอย่างที่ Advance ขึ้นนิดนึง

สมมุติว่าผมมี Book Excel อยู่บุ๊คหนึ่ง ที่มีชีททั้งหมด 50 ชีท แล้วผมอยากจะดึงข้อมูลจากเซลล์ B2 ของทุกชีทออกมา  (แน่นอนว่าถ้าคุณเขียน VBA เป็น งานนี้ก็กล้วยๆ แต่ผมยกตัวอย่างนี้มาเพื่อให้เห็นภาพมากขึ้นเฉยๆ ครับ)

สิ่งที่ผมทำก็คือ

  1. เปิด sample data book ใน Excel วางจัดให้โปรแกรมอยู่ครึ่งซ้ายของหน้าจอ และให้แน่ใจว่าผมอยู่ที่ชีทที่ 1
    .
  2. เปิด Notepad ขึ้นมาแล้ววางไว้ครึ่งขวาของหน้าจอ
    .
  3. เปิดโปรแกรม TinyTask แล้ว เริ่มอัด โดยการกดปุ่ม Ctrl+Shift+Alt+R
    .
  4. คลิ้กที่หน้าต่างของ Excel หนึ่งครั้งเพื่อ Focus ที่ตัวโปรแกรม Excel
    .
  5. กด Ctrl+G เพื่อเปิดหน้า Goto ขึ้นมา
    .
  6. พิมพ์ ‘B2’ และกด Enter เพื่อไปที่เซลล์ B2
    .
  7. กด Ctrl+C เพื่อทำการ Copy
    .
  8. คลิ้กที่หน้าจอ Notepad
    .
  9. กด Ctrl+End ให้ Cursor ไปอยู่ที่ท้ายสุด เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่เราจะทำการ Paste มันจะต่อท้ายจากของเดิม
    .
  10. กด Ctrl+V เพื่อแปะข้อมูล
    .
  11. คลิ้กที่หน้าจอ Excel อีกครั้ง
    .
  12. กด Ctrl+PageDown เพื่อไปยังชีทถัดไป
    .
  13. กด Ctrl+Shift+Alt+R เพื่อหยุดอัด
    .
  14. จาก Step ข้างบน เราก็จะได้ชุดคำสั่ง 1 ชุด ที่จะเป็น Pattern เดียวกันเสมอในการดึงข้อมูลจากแต่ละชีท
    .
  15. ทีนี้ไปกดที่ปุ่ม Options แล้วเลือก Set Repeat Count แล้วใส่เป็นตัวเลข 49 (เพราะเราทำไปแล้ว 1 ครั้ง)
    .
  16. กด Options แล้วเลือก Play Speed: Fast (ให้มันเร่งสปีดในการทำแต่ละรอบ)
    .
  17. กด Play
    .

แล้วก็รอหน่อย เราก็จะได้ข้อมูลจากทั้ง 50 ชีทมาเรียงอยู่บน Notepad แล้วครับ

เพิ่มเติม:

  • ด้วยความที่ Tool ตัวนี้มันจำตำแหน่งในการคลิ้ก ดังนั้น ครั้งหน้าที่คุณเปิดโปรแกรมขึ้นมาใหม่ หรือมีการเคลื่อนย้ายตำแหน่งของตัวโปรแกรม มันก็อาจจะทำงานไม่ได้ทันที ดังนั้นจึงแนะนำว่าเราต้องพยายามจัดตำแหน่งของโปรแกรมให้อยู่ในตำแหน่งที่คงที่ เช่นอาจจะ Maximize ให้มันเต็มจอก่อน แล้วค่อยเริ่มอัด เป็นต้น
  • ถึงแม้ว่าด้วยความ “บ้านบ้าน” ของ Tool ตัวนี้… ความสามารถมันไม่ได้เยอะพอที่จะทำการ Automate งานหลายๆ อย่างที่มีความซับซ้อน แต่ในบางสถานการณ์ผมก็พบว่ามันสามารถนำมาใช้งานได้จริง โดยเฉพาะกับบางโปรแกรมที่ไม่ได้ทำมา Support การใช้ Command Line หรือการทำ Scripting นัก ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับวิธีการประยุกต์ใช้ของเราด้วยอีกทีครับ
  • ตัวอย่างอื่นๆ ที่ผมพอจะนึกออกก็อย่างเช่น
    • มีหน้า Web ที่เราอยากจะโชว์ขึ้นจอใหญ่ๆ และอยากให้มัน Refresh บ่อยๆ แต่ตัวหน้าเว็บนี้ไม่ได้ Refresh อัตโนมัติให้ เราก็ใช้ Tool นี้ ช่วยกด F5 ให้เรื่อยๆ หรือเราอยากจะสลับไปมาระหว่าง 1 – 3 หน้า ก็ใช้ Tool นี้ช่วยคลิ้กสลับไปมาได้
    • เราอยากจะคลิ้กปุ่มซ้ำๆ ไปเรื่อยๆ จำนวนเป็นร้อยเป็นพันครั้ง (ถ้ากดเองก็เมื่อยตาย)

Shift+Tab เพื่อกลับไปก่อนหน้า

อันนี้ คน IT น่าจะรู้กันเกือบหมดแล้ว แต่เผื่อว่ามีคนยังไม่รู้ละกันครับ

(อ่านจากบางที่ เค้าก็ว่ายังเป็นปุ่มที่มีคนรู้จักน้อยกว่าที่ควรอีกอัน อารมณ์คล้ายๆ Ctrl+Y)

คนใช้คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่ รู้กันอยู่แล้วว่า เวลากรอกฟอร์มต่างๆ เราสามารถใช้ปุ่ม Tab เพื่อเลื่อนไป Field ถัดๆ ไป หรือปุ่มถัดๆ ไปได้

แต่บางคนอาจยังไม่รู้ว่า เราสามารถกด Shift + Tab เพื่อย้อนกลับไป Field ก่อนหน้าได้  ซึ่งสำหรับคนที่ไม่รู้ว่าทำแบบนี้ได้ ในกรณีที่เกิดการกรอกผิดขึ้นมา ก็มักจะละมือจากคีย์บอร์ด ไปใช้เม้าส์แทนแป๊บนึง

ซึ่งเสียเวลาโดยใช่เหตุ

Shift+Tab นี่ค่อนข้างจะ Universal ใช้ได้เกือบทุกที่ ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรม หรือ Form ในเว็บต่างๆ กล่าวคือ ถ้าใช้ปุ่ม Tab เพื่อเลื่อนไปอันถัดไปได้ ก็ใช้ Shift+Tab เพื่อเลื่อนกลับได้เช่นกัน

สำหรับใน Excel ก็สามารถใช้ Shift+Tab เพื่อเลื่อน Selection ไปทางซ้ายได้เช่นกัน หรือถ้าจะเลื่อนไปข้างบนก็ใช้ Shift+Enter (ใช้แทนปุ่มลูกศรได้เลย ซึ่งถ้าจะใช้ปุ่มพวกนี้บนคีย์บอร์ดที่เป็น Layout ยอดนิยมสำหรับเครื่องตั้งโต๊ะ ก็ต้องละมือขวาจากแป้นพิมพ์แป๊บนึงเช่นกัน)

ถ้าฝึกใช้จนชิน เราก็จะละมือจากคีย์บอร์ดน้อยลงครับ ทำงานเร็วขึ้นได้อีกนี้ดดดดดนึง (ก็เอาวะ!)

Shift_Flows

พิมพ์ผิด พิมพ์ซ้ำ พิมพ์ยาก – TyperTask ช่วยได้

เคยส่งเมล์ไปแล้วมาพบว่าตัวเองพิมพ์ผิดแบบไม่น่าให้อภัยกันบ้างไหมครับ?

ผมเคยพิมพ์ชื่อคนผิดครับ…

ชื่อตัวผมเองนี่แหละ!!

โคตรอายเลย…

…..

นอกจากปัญหาพิมพ์ผิดแล้ว อีกข้อนึงคือที่น่าเบื่อคือการต้องพิมพ์คำเดิมๆ ซ้ำๆ ซากๆ

โดยเฉพาะชื่อต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นชื่อคนหรือชื่อสินค้า ซึ่งมักจะเป็นอะไรที่ยาวๆ และสะกดยากกว่าคำทั่วๆ ไปเสียด้วย

…..

สำหรับใครที่มีปัญหาคล้ายๆ กันนี้… อยากขอแนะนำให้ลองใช้โปรแกรมตัวนึงดูนะครับ

TyperTask

TyperTask เป็น Freeware เล็กๆ ตัวหนึ่ง ที่ใช้งานง่ายมาก ไม่ต้อง Setup และใช้เวลาตั้งค่าแค่ไม่ถึงนาที ก็พร้อมใช้งานทันที

มาดูวิธีใช้คร่าวๆ กันครับ

  1. เข้าไปที่หน้าเว็บของผู้พัฒนาซอฟท์แวร์ (vTaskStudio) แล้วดาวน์โหลดตัวโปรแกรมมาก่อน จะได้ไฟล์ชื่อ TyperTask.exe มา 1 ไฟล์
    typertask_download_link
    .
  2. เอาไฟล์ไปวางไว้ซักที่ ที่คิดว่าเราจะไม่ไปเผลอลบทิ้งแน่นอน แนะนำว่าสร้าง Folder แยกเพิ่มให้อีกสักชั้นก็ดีครับ เพราะหลังจากใช้งานโปรแกรมแล้ว มันจะมีไฟล์อีก 2 ไฟล์ที่ถูกสร้างขึ้นมา… เช่น D:\Software\TyperTask\
    .
  3. รันโปรแกรมขึ้นมา จะพบหน้าตาแบบด้านล่างนี้ครับ

ที่เห็นวงสีแดงซึ่งเป็นส่วนที่มีเครื่องหมาย ‘;’ เป็นตัวแรกในบรรทัดนั้น เป็นการบอกวิธีใช้งานเบื้องต้นคร่าวๆ ตรงนี้ไม่ต้องไปทำอะไรกับมันครับ

และสำหรับส่วนที่เป็นวงสีน้ำเงินด้านล่าง คือส่วนสำคัญที่เราจะต้องมาตั้งค่าก่อนใช้กันดูครับ

001

…..

จากตัวอย่างที่ให้มาบรรทัดแรก (ในส่วนสีน้ำเงิน)

hth=Hope this helps!

ตรงนี้หมายความว่า ถ้าคุณพิมพ์ตัวอักษรสามตัว “hth” ที่อยู่ด้านซ้ายของเครื่องหมายเท่ากับ (=)

โปรแกรมมันก็จะแปลงให้เป็นคำว่า “Hope this helps!’ ให้เองโดยอัตโนมัติ

ทีนี้ ถ้าคุณอยากได้ชื่อเต็มตัวเองก็ง่ายๆ ครับ ด้านฝั่งซ้าย(ของเครื่องหมาย ‘=’) ก็เปลี่ยนเป็นตัวอักษรย่อสองตัว เช่นชื่อผม “Kacharuk Marukpitak” ผมก็ย่อเหลือ “km”

อย่างไรก็ตาม ถ้าย่อเหลือแค่ 2 ตัวแบบนี้ก็อาจจะมีความเสี่ยงที่วันหนึ่งโปรแกรมมันอาจจะทำงานโดยบังเอิญได้ หากสองตัวอักษรมันดันไปโผล่อยู่ในคำที่เราจะพิมพ์พอดี ยกตัวอย่างเช่น ถ้าตัวย่อคือ ‘pa’ โปรแกรมมันก็จะทำงานหากคุณพิมพ์คำว่า part  ซึ่งก็จะได้ผลลัพธ์ที่ไม่พึงประสงค์ทันที

ในกรณีนี้ ทริคที่ผมใช้ก็คือการเคาะเว้นวรรค (Space Bar) 2 ครั้งต่อท้าย ซึ่งปรกติจะไม่เกิดกรณีนี้ระหว่างพิมพ์คำหรือประโยคต่างๆ

ดูตัวอย่างได้จากรูปตัวอย่างนี้ ผมต้องการให้โปรแกรมช่วยพิมพ์ชื่อให้ผมก็ต่อเมื่อ ผมพิมพ์ว่า ‘km’ ต่อด้วยการเคาะ Space Bar เพื่อเว้นวรรค 2 ครั้ง

002_01

จากนั้นให้ไปที่ File > Save แล้วกดปุ่มเครื่องหมายลบที่มุมบนด้านขวามือเพื่อย่อโปรแกรมลงไปที่ System Tray ครับ (อย่าเผลอไปกด x เพื่อออกจากโปรแกรมนะครับ!)

003

จากนั้นก็ลองไปเปิดโปรแกรม Notepad แล้วลองพิมพ์ตามที่เราได้ไว้ตั้งค่าดู…

k…. m… เว้นวรรค… เว้นวรรค

Accio˜!!

กดแป้นพิมพ์ 4 ครั้ง ได้ผลลัพธ์เหมือนกดไปกว่า 20 ครั้ง!

003_01

ทีนี้ถ้าอยากจะแก้ไขหรือเพิ่มเติมคำเมื่อไหร่ ก็ให้เปิดโปรแกรมจากตรง System Tray ขึ้นมาแก้ได้ตามสะดวก

003_02

ถ้าใช้แล้วติดใจ สามารถตั้งให้โปรแกรมมันเริ่มทำงานเองทุกครั้ง โดยไปเลือกที่ Options แล้วกดติ๊กtตรง Auto-start at Login ได้เลย

004

…..

…ของแถมเพิ่มเติม…

ลองดูตัวอย่างอีก 3 บรรทัดที่เหลือนะครับ

005_01

จะเห็นว่า สำหรับปุ่มที่ไม่ใช่ตัวอักษร เราก็สามารถใช้ได้เช่นกัน โดยให้ใส่ไว้ในเครื่องหมายปีกกา เช่น ถ้าต้องการปุ่ม Enter ก็ให้ใช้ {enter}

ดังนั้น สำหรับการตั้งค่าในบรรทัดนี้

mysig=Best Regards,{enter}-Bob Smith

หมายความว่า หากเราพิมพ์ว่า “mysig” ก็จะได้ผลลัพธ์แบบนี้ครับ

Best Regards,
Bob Smith

นอกจากนี้แล้ว เรายังสามารถใช้ให้ตั้ง Shortcut Keys เพื่อช่วยเรียกโปรแกรมหรือหน้าเว็บได้อีกด้วย เช่น

{Control}{Shift}{Alt}G=RUN: http://www.google.com

หมายความว่า ถ้าเรากด Ctrl + Shift + Alt + G มันก็จะเปิดหน้าเว็บไซต์ Google ให้

…..

…สบายสิ้นดี…

 

หมายเหตุ: โปรแกรมนี้ไม่รองรับภาษาไทยนะครับ

CTRL + Y : สบายแฮ

คนที่ทำงานกับโปรแกรมในตระกูล Microsoft Office อย่าง Excel หรือ Words มักจะหนีไม่พ้นที่จะต้องทำการแก้ไขงานแบบ “ย้ำๆ” อยู่บ่อยๆ

“ย้ำๆ” ของผมในที่นี้ ยกตัวอย่างเช่น เปลี่ยน Format ของ Cells หลายๆ ที่ หรือเปลี่ยนขนาด Font ของหัวข้อหลายๆ ส่วน เป็นต้น

คือถ้ามันมีแค่สองสามที่ก็แล้วไป..

แต่มันมักจะไม่เป็นอย่างนั้นนี่สิครับ หลายๆ ครั้งมันจะเป็นหลักสิบ หรือบางทีหลักร้อยเลยก็มี

ยกตัวอย่างเช่นใน Excel ถ้าผมอยากจะเปลี่ยนสี Cells จากเดิมที่เป็นสีขาวไปเป็นสีเหลือง แล้วปรากฏว่า Cells พวกนี้มันมีกระจายอยู่หลายที่…..

….ถ้าทำโดยวิธีพื้นฐานที่สุดก็คือเลือกทีละ Cell แล้วก็ไปกดระบายสีเหลือง

ด้วยวิธีนี้ ถ้ามี Cells แบบที่ว่าอยู่ 20 ที่ นั่นก็หมายความว่าต้องคลิ้กเม้าส์ทั้งหมด 40 ครั้ง โดยที่ระหว่างการคลิ้กก็ต้องเลื่อนเม้าส์ขึ้นๆ ลงๆ หยั่งกะกดสูตรเกมด้วย

…แค่คิดก็เมื่อยจะแย่แล้ว…

บางคนอาจจะใช้วิธี CTRL ค้างเพื่อเลือกทีละหลายๆ Cells ก่อนแล้วค่อยกดปุ่มระบายสีทีเดียว ก็เป็นวิธีหนึ่งที่ช่วยได้ แต่ปัญหาที่ผมมักจะเจอก็คือบางทีคลิ้กพลาดไปโดน Cell ที่ไม่ได้เลือกมาด้วย ก็จบเลย ต้องกลับไปเริ่มต้นกันใหม่ และวิธีนี้ก็ลำบากในกรณีที่ต้องทำแบบเดียวกันข้ามไปที่ Sheet อื่นๆ อีก

…….

ที่เกริ่นมาทั้งหมดทั้งมวล ก็เพื่อจะบอกว่า จริงๆ มันมี Shortcut ที่ช่วยให้การทำงานลักษณะ “ย้ำๆ” แบบนี้ ง่ายขึ้นมาก

Shortcut ที่ว่าก็คือ CTRL + Y นั่นเอง

โดยปรกติแล้ว CTRL+Y เป็นที่รับรู้ในสังคมว่าเป็นคู่กับ Undo (CTRL+Z)… ก็คือ Redo นั่นเอง ซึ่งมักจะถูกใช้โดยคนขี้ลังเลแบบผม… คือพอรู้ว่าทำอะไรผิดพลั้งไปแล้ว ก็ Undo (CTRL+Z)… แล้วก็เปลี่ยนใจ Redo (CTRL+Y) เอามันกลับมา …  แล้วก็วนเวียนอยู่อย่างนั้นสักพักจนกว่าจะตัดสินใจได้ว่าจะเอายังไงกับชีวิตต่อไปดี…

สิ่งที่ผมมาค้นพบภายหลังโดยบังเอิญก็คือ CTRL+Y มันมีคุณค่ามากกว่านั้นเยอะครับ

มันสามารถช่วยคุณ “ย้ำ” ได้ครับ กล่าวอีกแบบคือ ทำซ้ำสิ่งที่เพิ่งทำไปล่าสุด (Repeat last command)

ยกตัวอย่างเช่นใน Excel ถ้าผมอยากจะเปลี่ยนสี Cells จากเดิมที่เป็นสีขาวไปเป็นสีเหลือง แล้วปรากฏว่า Cells พวกนี้มันมีกระจายอยู่หลายที่…..

ผมก็เลือกมาสัก Cell นึงก่อน แล้วก็ระบายสีเหลืองให้สุดฝีมือ

จากนั้นพอผมไปเลือก Cell ถัดไปผมก็แค่กด CTRL+Y ….

..ปาฏิหาริย์ก็จะบังเกิด…

CTRL+Y นี้ ยังสามารถใช้กับ Action ได้หลากหลายมาก ไม่ว่าจะ Insert Row, ใส่ Sheet ใหม่, บลา บลา บลา…

ที่เจ๋งกว่านั้นคือ มันไม่ได้จำกัดอยู่แค่ Excel, Words, PowerPoint ….

แม้แต่ Google Doc ก็ใช้วิธีนี้ได้เหมือนกัน!

วิธีนี้มีข้อจำกัดอยู่นิดนึงตรงที่มันทำย้อนหลังได้แค่ Action เดียวเท่านั้น…

ซึ่งสำหรับในกรณีที่เรามีความกระหายอยากที่จะทำหลายๆ สิ่งพร้อมกัน เช่น จะเปลี่ยนสี Cell ทำตัวหนา พร้อมทั้งขยายขนาด Font อีก…

ให้ทำแบบนี้ครับ

  1. ให้คลิ้กเลือก Cell ที่ต้องการ คลิ้กขวาแล้วเลือก “Format Cells” แล้วก็จัดการทำทุกอย่างที่ต้องการให้เสร็จสิ้นกันตรงนี้ไปเลย แล้วค่อยกด OK

ไม่มีข้อ 2. เพราะสิ่งที่ได้ทำลงไปทั้งหมดจนถึงวินาทีที่กดปุ่ม OK จะถูกนับเป็น Action เดียว

… แล้วทีนี้ ถ้าคุณยังอยากจะไปทำแบบนี้ที่ไหนอีกก็เชิญตามสบาย…

ลองดูตัวอย่างจากวิดีโอนี้นะครับ

จนถึงตรงนี้ หลายคนอาจจะรู้สึกว่าทริคนี้มันดูธรรมด๊า..ธรรมดา… แต่จากประสบการณ์ที่ผ่านมา ผมบอกได้เลยว่ามันเป็นชุดปุ่มมหัศจรรย์อีกชุดหนึ่ง ที่คนยังรู้จักและเห็นคุณค่าของมันน้อยเกินไป

จึงขออนุญาตแนะนำให้ไปทดลองใช้กันดูนะครับ

(จริงๆ มีอีกปุ่มหนึ่ง คือปุ่ม F4 ที่ทำได้แบบเดียวกันเป๊ะ แต่ไม่ได้เอามาเป็นประเด็นหลักเพราะเพิ่งจะรู้วันนี้ตอนที่หาข้อมูลเพิ่มก่อนเริ่มเขียน และที่สำคัญคือมันไม่คล้องจองกับชื่อบทความอีกด้วย)

หมายเหตุ :

  • บทความนี้เป็นบทความแรกที่เขียน หลังจากแรงบันดาลใจที่ได้จากการตามอ่านบทความของ Blogger หลายๆ ท่านมาเป็นระยะเวลาหนึ่ง (*พื้นที่ช่วยกันทำมาหากิน* โดยเฉพาะพี่ชายของผมเอง : Anontawong.com) จนมากเพียงพอที่จะสลัดความขี้เกียจกับความกลัวหน้าแตก และพร้อมที่จะงัดเอาความรู้ที่มีเพียงหางอึ่งมาลองแชร์กับเขาดูบ้าง โดยพยายามที่จะเอาทริคเล็กๆ น้อยๆ ที่พบผมคิดว่าเรียบง่ายพอที่จะถ่ายทอดผ่านทางหน้าเว็บ แต่ก็น่าจะช่วยให้ผู้ใช้งาน Windows ระดับเริ่มต้นถึงปานกลางทั่วๆ ไปแบบผม สามารถทำงานได้ง่ายขึ้น ทั้งนี้จะพยายามไม่เน้นลงลึกในความรู้ที่เป็นเชิงเทคนิคมากนัก (ซึ่งผมก็ไม่มีอยู่แล้ว)
  • เนื้อหาส่วนใหญ่ที่คิดว่าจะเขียน จะค่อนไปทางเกี่ยวข้องกับโปรแกรม Microsoft Excel เพราะทำงานกับมันมาหลายปีดีดักแล้ว นอกจากนี้ก็น่าจะเป็นบทความเกี่ยวกับ Freeware ต่างๆ ที่ผมได้นำมาใช้และพบว่าช่วยให้ชีวิตดีขึ้นได้จริง
  • หากมีข้อผิดพลาดประการใด ก็โปรดอย่าได้แกล้งให้ผมปล่อยไก่อยู่นาน รบกวนช่วยติชมและชี้แนะ จะเป็นพระคุณอย่างสูงครับ