CTRL + Y : สบายแฮ

คนที่ทำงานกับโปรแกรมในตระกูล Microsoft Office อย่าง Excel หรือ Words มักจะหนีไม่พ้นที่จะต้องทำการแก้ไขงานแบบ “ย้ำๆ” อยู่บ่อยๆ

“ย้ำๆ” ของผมในที่นี้ ยกตัวอย่างเช่น เปลี่ยน Format ของ Cells หลายๆ ที่ หรือเปลี่ยนขนาด Font ของหัวข้อหลายๆ ส่วน เป็นต้น

คือถ้ามันมีแค่สองสามที่ก็แล้วไป..

แต่มันมักจะไม่เป็นอย่างนั้นนี่สิครับ หลายๆ ครั้งมันจะเป็นหลักสิบ หรือบางทีหลักร้อยเลยก็มี

ยกตัวอย่างเช่นใน Excel ถ้าผมอยากจะเปลี่ยนสี Cells จากเดิมที่เป็นสีขาวไปเป็นสีเหลือง แล้วปรากฏว่า Cells พวกนี้มันมีกระจายอยู่หลายที่…..

….ถ้าทำโดยวิธีพื้นฐานที่สุดก็คือเลือกทีละ Cell แล้วก็ไปกดระบายสีเหลือง

ด้วยวิธีนี้ ถ้ามี Cells แบบที่ว่าอยู่ 20 ที่ นั่นก็หมายความว่าต้องคลิ้กเม้าส์ทั้งหมด 40 ครั้ง โดยที่ระหว่างการคลิ้กก็ต้องเลื่อนเม้าส์ขึ้นๆ ลงๆ หยั่งกะกดสูตรเกมด้วย

…แค่คิดก็เมื่อยจะแย่แล้ว…

บางคนอาจจะใช้วิธี CTRL ค้างเพื่อเลือกทีละหลายๆ Cells ก่อนแล้วค่อยกดปุ่มระบายสีทีเดียว ก็เป็นวิธีหนึ่งที่ช่วยได้ แต่ปัญหาที่ผมมักจะเจอก็คือบางทีคลิ้กพลาดไปโดน Cell ที่ไม่ได้เลือกมาด้วย ก็จบเลย ต้องกลับไปเริ่มต้นกันใหม่ และวิธีนี้ก็ลำบากในกรณีที่ต้องทำแบบเดียวกันข้ามไปที่ Sheet อื่นๆ อีก

…….

ที่เกริ่นมาทั้งหมดทั้งมวล ก็เพื่อจะบอกว่า จริงๆ มันมี Shortcut ที่ช่วยให้การทำงานลักษณะ “ย้ำๆ” แบบนี้ ง่ายขึ้นมาก

Shortcut ที่ว่าก็คือ CTRL + Y นั่นเอง

โดยปรกติแล้ว CTRL+Y เป็นที่รับรู้ในสังคมว่าเป็นคู่กับ Undo (CTRL+Z)… ก็คือ Redo นั่นเอง ซึ่งมักจะถูกใช้โดยคนขี้ลังเลแบบผม… คือพอรู้ว่าทำอะไรผิดพลั้งไปแล้ว ก็ Undo (CTRL+Z)… แล้วก็เปลี่ยนใจ Redo (CTRL+Y) เอามันกลับมา …  แล้วก็วนเวียนอยู่อย่างนั้นสักพักจนกว่าจะตัดสินใจได้ว่าจะเอายังไงกับชีวิตต่อไปดี…

สิ่งที่ผมมาค้นพบภายหลังโดยบังเอิญก็คือ CTRL+Y มันมีคุณค่ามากกว่านั้นเยอะครับ

มันสามารถช่วยคุณ “ย้ำ” ได้ครับ กล่าวอีกแบบคือ ทำซ้ำสิ่งที่เพิ่งทำไปล่าสุด (Repeat last command)

ยกตัวอย่างเช่นใน Excel ถ้าผมอยากจะเปลี่ยนสี Cells จากเดิมที่เป็นสีขาวไปเป็นสีเหลือง แล้วปรากฏว่า Cells พวกนี้มันมีกระจายอยู่หลายที่…..

ผมก็เลือกมาสัก Cell นึงก่อน แล้วก็ระบายสีเหลืองให้สุดฝีมือ

จากนั้นพอผมไปเลือก Cell ถัดไปผมก็แค่กด CTRL+Y ….

..ปาฏิหาริย์ก็จะบังเกิด…

CTRL+Y นี้ ยังสามารถใช้กับ Action ได้หลากหลายมาก ไม่ว่าจะ Insert Row, ใส่ Sheet ใหม่, บลา บลา บลา…

ที่เจ๋งกว่านั้นคือ มันไม่ได้จำกัดอยู่แค่ Excel, Words, PowerPoint ….

แม้แต่ Google Doc ก็ใช้วิธีนี้ได้เหมือนกัน!

วิธีนี้มีข้อจำกัดอยู่นิดนึงตรงที่มันทำย้อนหลังได้แค่ Action เดียวเท่านั้น…

ซึ่งสำหรับในกรณีที่เรามีความกระหายอยากที่จะทำหลายๆ สิ่งพร้อมกัน เช่น จะเปลี่ยนสี Cell ทำตัวหนา พร้อมทั้งขยายขนาด Font อีก…

ให้ทำแบบนี้ครับ

  1. ให้คลิ้กเลือก Cell ที่ต้องการ คลิ้กขวาแล้วเลือก “Format Cells” แล้วก็จัดการทำทุกอย่างที่ต้องการให้เสร็จสิ้นกันตรงนี้ไปเลย แล้วค่อยกด OK

ไม่มีข้อ 2. เพราะสิ่งที่ได้ทำลงไปทั้งหมดจนถึงวินาทีที่กดปุ่ม OK จะถูกนับเป็น Action เดียว

… แล้วทีนี้ ถ้าคุณยังอยากจะไปทำแบบนี้ที่ไหนอีกก็เชิญตามสบาย…

ลองดูตัวอย่างจากวิดีโอนี้นะครับ

จนถึงตรงนี้ หลายคนอาจจะรู้สึกว่าทริคนี้มันดูธรรมด๊า..ธรรมดา… แต่จากประสบการณ์ที่ผ่านมา ผมบอกได้เลยว่ามันเป็นชุดปุ่มมหัศจรรย์อีกชุดหนึ่ง ที่คนยังรู้จักและเห็นคุณค่าของมันน้อยเกินไป

จึงขออนุญาตแนะนำให้ไปทดลองใช้กันดูนะครับ

(จริงๆ มีอีกปุ่มหนึ่ง คือปุ่ม F4 ที่ทำได้แบบเดียวกันเป๊ะ แต่ไม่ได้เอามาเป็นประเด็นหลักเพราะเพิ่งจะรู้วันนี้ตอนที่หาข้อมูลเพิ่มก่อนเริ่มเขียน และที่สำคัญคือมันไม่คล้องจองกับชื่อบทความอีกด้วย)

หมายเหตุ :

  • บทความนี้เป็นบทความแรกที่เขียน หลังจากแรงบันดาลใจที่ได้จากการตามอ่านบทความของ Blogger หลายๆ ท่านมาเป็นระยะเวลาหนึ่ง (*พื้นที่ช่วยกันทำมาหากิน* โดยเฉพาะพี่ชายของผมเอง : Anontawong.com) จนมากเพียงพอที่จะสลัดความขี้เกียจกับความกลัวหน้าแตก และพร้อมที่จะงัดเอาความรู้ที่มีเพียงหางอึ่งมาลองแชร์กับเขาดูบ้าง โดยพยายามที่จะเอาทริคเล็กๆ น้อยๆ ที่พบผมคิดว่าเรียบง่ายพอที่จะถ่ายทอดผ่านทางหน้าเว็บ แต่ก็น่าจะช่วยให้ผู้ใช้งาน Windows ระดับเริ่มต้นถึงปานกลางทั่วๆ ไปแบบผม สามารถทำงานได้ง่ายขึ้น ทั้งนี้จะพยายามไม่เน้นลงลึกในความรู้ที่เป็นเชิงเทคนิคมากนัก (ซึ่งผมก็ไม่มีอยู่แล้ว)
  • เนื้อหาส่วนใหญ่ที่คิดว่าจะเขียน จะค่อนไปทางเกี่ยวข้องกับโปรแกรม Microsoft Excel เพราะทำงานกับมันมาหลายปีดีดักแล้ว นอกจากนี้ก็น่าจะเป็นบทความเกี่ยวกับ Freeware ต่างๆ ที่ผมได้นำมาใช้และพบว่าช่วยให้ชีวิตดีขึ้นได้จริง
  • หากมีข้อผิดพลาดประการใด ก็โปรดอย่าได้แกล้งให้ผมปล่อยไก่อยู่นาน รบกวนช่วยติชมและชี้แนะ จะเป็นพระคุณอย่างสูงครับ

2 คิดบน “CTRL + Y : สบายแฮ

  1. Pingback: Shift+Tab เพื่อกลับไปก่อนหน้า | KACHARUK – JUST SHARING

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s