แกะสูตร Excel ด้วยปุ่ม F9

เวลาเขียนสูตรที่ซับซ้อนใน Excel… เคยงงกันบ้างไหมครับ?

หรือเวลาเปิดไฟล์ Excel ที่คนอื่นสร้างมา แล้วเจอสูตรที่โยงกันอย่างยุ่งเหยิง…ปวดหัวไหม?

ถ้าเจอเหตุการณ์แบบนี้ ให้ลองใช้ปุ่ม F9 ดูนะครับ


ปุ่ม F9 เป็นปุ่มสำหรับช่วย Debug* สูตรใน Excel โดยที่มันจะช่วยในการเช็คส่วนย่อยๆ ภายในสูตรที่ยาวและซับซ้อนระดับโลกของเราได้

(*ถ้าแปลตามตัวแล้ว คำว่า Debug หมายความว่า “แก้จุดบกพร่อง”)

ลองดูสูตรนี้เป็นตัวอย่างนะครับ:

F9_Debugging_01

จะเห็นว่า สูตรนี้ ไปเอาข้อมูลมาจาก Sheet อื่นๆ มาใช้คำนวณ..

…คนสร้างสูตรโคตรใจร้าย!!

ไม่เป็นไร… คงเป็นกรรมเก่า… เดี๋ยวเรามาลองค่อยๆ ใช้ F9 แงะกันดูว่าในสูตรมันเกิดอะไรขึ้นบ้าง..


วิธีการใช้ปุ่ม F9 ในการ Debug สูตร

ให้เลือกเอาส่วนที่เราอยากทราบว่ามัน “คือ” หรือ “คำนวณได้เป็น” ค่าอะไร แล้วก็กด F9

ทั้งนี้ ส่วนที่เลือก อาจจะเป็นได้ทั้ง Cell Address ที่ลิ้งค์มา เช่น :

F9_Debugging_02

พอกด F9 แล้วก็จะได้ค่าของ Cell นั้นออกมา

F9_Debugging_03

หรือ Condition ที่เราจะเช็ค เช่น :

F9_Debugging_04

พอกด F9 แล้วก็จะได้ค่าออกมา ว่าเป็น TRUE หรือ FALSE

F9_Debugging_05

หรือสูตรคำนวณก็ได้ เช่น :

F9_Debugging_06

พอกด F9 แล้วก็จะได้ผลการคำนวณออกมา

F9_Debugging_07

ข้อควรระวัง: หลังจากใช้ F9 จนพอใจแล้ว ให้กดปุ่ม Esc เพื่อออกมาจากสูตรนะครับ อย่าเผลอไปกดปุ่ม Enter หรือ Tab เด็ดขาด ไม่เช่นนั้นแล้ว เนื้อในของสูตรที่คุณสร้างเอาไว้จะถูกแทนที่ด้วยค่าที่ได้จาก F9 ทันที!

ลองดูภาพ Flow ตัวอย่างนี้นะครับ

F9_Debugging_08

ในตัวอย่างที่ยกมานี้ จะเห็นว่าเราสามารถตรวจพบได้ด้วยว่า ในสูตรย่อยนั้น มีปัญหาเรื่องตัวหารเป็นศูนย์ ซึ่งเราอาจจะไม่เห็นว่ามีปัญหานี้ซ่อนอยู่ ถ้าหากไม่ได้ลอง Debug สูตร หรือเปลี่ยนค่า Input ของสูตรดูเสียก่อน

เพิ่มเติม

เราสามารถใช้ปุ่ม F9 กับสูตรที่ซับซ้อนแค่ไหนก็ได้ ขอเพียงแค่ให้มั่นใจว่าส่วนที่เลือกนั้นครอบคลุม Function ที่เราต้องการตั้งแต่ต้นจนจบจริงๆ โดยสามารถสังเกตได้จากสีของเครื่องหมายวงเล็บเปิดและวงเล็บปิดสำหรับสูตรนั้นๆ

ทั้งนี้ หากสูตรมันยาวหรือซับซ้อนมากๆ เวลาดูจาก Formula Bar ก็อาจจะไม่สะดวกเพราะขนาดตัวอักษรจะค่อนข้างเล็ก ดังนั้นขออนุญาตแนะนำให้ไปที่แถบ FORMULAS บน Ribbon แล้วคลิ้กที่ Show Formulas เพื่อให้ Cell ทำการแสดงสูตร (แทนที่จะเป็นผลการคำนวณ)  ซึ่งเราก็จะสามารถ Zoom ให้ Cell แสดงขนาดใหญ่ขึ้น แล้วค่อยใช้ F9 กับใน Cell ตรงๆ ได้เลยครับ  (เสร็จแล้วค่อยกลับไปคลิ้กที่ Show Formulas อีกที เพื่อยกเลิกการแสดงสูตรในตัว Cell และกลับไปทำงานใน Mode ปกติเหมือนเดิม)

ดูตัวอย่างได้จากรูปข้างล่างเลยครับ

F9_Debugging_10

หรือเราอาจจะเลือกไปตั้งค่า Font Size ของตัวอักษรใน Formula Bar ให้ใหญ่ไปเลย โดยไปที่ Options แล้วเลือก General จาก Panel ด้านซ้าย จากนั้น ด้านขวามือเราจะเจอการตั้งค่า Font Size ใต้ Section When creating new workbooks จัดการเปลี่ยน Size ให้ใหญ่ขึ้นตามต้องการ แล้วปิดเปิด Excel รอบนึง แค่นี้ เราก็จะเห็นสูตรใน Formula Bar ได้ใหญ่เต็มตาแล้วครับ

F9_Debugging_11

โฆษณา

หาอะไรก็เจอใน 3 วินาที – Everything

ในการทำงานกับคอมพิวเตอร์นั้น สิ่งหนึ่งที่เลี่ยงไม่ได้เลยคือการใช้งานไฟล์ต่างๆ

พอทำงานไปนานๆ ไฟล์เยอะขึ้นเรื่อยๆ ก็เป็นเรื่องปรกติที่จะหาไฟล์ไม่เจอ

ก็ต้อง Search เอา….

บางทีหาแป๊บเดียวก็เจอ

แต่บางครั้งใช้เวลาเป็นหลายนาทีเลยก็มี

จนพอเจอไฟล์…

…ก็ลืมไปแล้วว่าตะกี้ตั้งใจจะทำอะไรกับมัน!!

วันนี้ผมขอพูดถึงโปรแกรมฟรีดีๆ อีกสักตัว (ซึ่งโดยส่วนตัวแล้วผมถือว่าเป็น Must Have Item เลย) …

Everything

ต้องขอโม้ตามรูป Cover ก่อนว่า หากเราลองเข้าไปดูในเว็บไซต์ Softpedia.org (ซึ่งเป็นเหมือนสารานุกรมของซอฟท์แวร์) โปรแกรมนี้จะได้รับ Rating อยู่ที่ 4.9 เต็ม 5 จากผู้ใช้กว่า 400 คน! (1,2)

มันดียังไง?

  1. หาไฟล์บนเครื่องได้เร็วมาก… พิมพ์ปุ๊บเจอปั๊บ!
  2. สามารถค้นหาได้โดยการพิมพ์แค่บางส่วนของชื่อไฟล์ ไม่จำเป็นต้องจำชื่อไฟล์เด๊ะๆ เอาแค่ว่าพอจะมีความทรงจำหลงเหลืออยู่บ้าง เดี๋ยวก็เจอ
  3. โปรแกรมทำการ Update รายการไฟล์แบบรีลไทม์  (Real-time updating) เรียกได้ว่า ณ วินาทีที่ไฟล์นั้นๆ ถูกสร้าง ชื่อไฟล์ก็ถูก Indexed และสามารถค้นหาได้ทันทีเลย (ซึ่งตรงนี้เป็นหนึ่งในจุดเด่นสำคัญที่ต่างจาก Search ของ Windows ซึ่งต้องใช้เวลาในการ Index ประมาณนึงก่อน)
  4. พอเจอไฟล์ที่ต้องการ เราสามารถ Action กับไฟล์โดยตรงได้เลย ไม่ว่าจะเปิดไฟล์, Copy, ลบ, หรือเก็บ Full Path ของไฟล์นั้นๆ เป็นต้น
  5. ขนาดของโปรแกรมค่อนข้างเล็ก และใช้ทรัพยากรเครื่องน้อยมาก (CPU / RAM)

การใช้งาน

  1. ขั้นแรก ให้ไป Download โปรแกรมจากหน้าเว็บไซต์ของผู้พัฒนามาก่อน : http://www.voidtools.com/

ตรงนี้ จะมีหลายแบบให้เลือก ไม่ต้องตกใจนะครับ ถ้าไม่มั่นใจว่าควรจะใช้อันไหน ให้เลือกโหลดอันแรกได้เลย ตามหลักแล้วจะสามารถใช้งานได้กับ Windows ทุกเครื่อง แต่ถ้าอยากเลือกให้เหมาะกับระบบปฏิบัติการหรืออยากได้แบบ Portable (คือไม่ต้อง Install) ก็ให้เลือกอันที่เป็นแบบ Portable ตรงที่วงสีชมพูไว้ครับ
02

  1. พอดาวน์โหลดมาเสร็จปุ๊บ ก็ทำการ Run เพื่อ Install ได้เลย มี Option บางอย่างให้เลือกระหว่างทางตามรสนิยมผู้ใช้ แต่ถ้าไม่มั่นใจก็ Next อย่างเดียวจนเสร็จได้เลยครับ

**ข้อควรระวัง/จำ** จริงๆ แล้ว เวลาเราจะลงโปรแกรม อะไรก็ตาม ควรอ่านในแต่ละ Step ให้ถี่ถ้วนก่อน เพราะบางโปรแกรม โดยเฉพาะโปรแกรมฟรีๆ อาจจะมี Adware แฝงมา แต่ให้เลือกได้ระหว่างตอน Install ว่าจะลงด้วยหรือไม่ โดยส่วนใหญ่ที่เจอก็มักจะตั้งค่า Default มาว่าให้ลงให้ด้วยเลย ซึ่งจะก่อความรำคาญให้เราได้ในภายหลัง

  1. ให้รันโปรแกรมขึ้นมา จะเจอหน้าโปรแกรมอย่างรูปด้านล่างนี้ครับ แล้วลอง Search หาไฟล์ในเครื่องคุณดูได้เลย!03
  2. ถ้าใช้แล้วติดใจ แนะนำให้ไปที่ Tools>Options แล้ว:
    04

    1. เลือกที่ General จาก Panel ด้านซ้าย แล้วติ๊กถูกที่ช่อง Start Everything on system startup
    2. เลือกที่ Keyboard จาก Panel ด้านซ้าย แล้วตั้งค่า Toggle Window Hotkey ที่เราถนัด เพื่อเรียกโปรแกรมขึ้นมาใช้งานได้อย่างรวดเร็ว

 05 06

ต่อจากนี้ไป อยากจะหาไฟล์อะไรก็ตาม แค่ไม่กี่วินาทีก็เจอและ Take Action ได้ทันที

อีกลักษณะการใช้งานหนึ่งที่ผมทำ คือ บางทีผมรู้ว่ามีการดาวน์โหลดไฟล์บางอย่างที่เรารู้แค่ชื่อ แต่ไม่รู้ว่าไฟล์จะไปถูกจัดเก็บอยู่ที่ไหน เช่นไฟล์จำพวก Internet Temporary Files หรือ Cache ไฟล์ต่างๆ ก็ใช้โปรแกรมนี้นี่แหละครับ พิมพ์ชื่อรอไว้เลย พอไฟล์ถูกดาวน์โหลดมาไว้ที่เครื่องแล้วก็จะโชว์ขึ้นมา และเข้าไปหยิบมาใช้งานได้ทันที

ข้อมูลเพิ่มเติม:

  1. โปรแกรมนี้ทำงานได้กับ File Storage ที่เป็น NTFS เท่านั้น (ซึ่งจะไม่เวิร์คกับไฟล์บน Flash Drive ซึ่งมักจะถูกฟอร์แมทเป็น FAT)
  2. อาจจะไม่เหมาะกับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีผู้ใช้งานร่วมกันหลาย Users เพราะอาจจะมองเห็นไฟล์ข้าม Users กันได้ (เรื่องของความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว) อ่านเพิ่มเติมได้ที่ Wikipedia
  3. ค้นหาได้ด้วยชื่อไฟล์เท่านั้น ไม่สามารถค้นหาด้วยเนื้อหาข้างในของไฟล์ได้ (เช่น คำต่างๆ ที่ปรากฏอยู่ในไฟล์เอกสาร Words Document)

แก้ 1 ที ดี 7 ชีท – แก้ไขข้อมูลหลายๆ ชีทในทีเดียว

เคยต้องแก้ไขข้อมูลในหลายๆ ชีทบ้างไหมครับ?

ตัวอย่างเช่น มี Table ของตารางข้อมูลที่เราใช้เหมือนๆ กันในหลายๆ ชีท แล้วมาพบทีหลังว่ามีคำผิด และต้องการจะแก้ไข

บางท่านอาจจะใช้วิธีไล่แก้ไขไปทีละชีท… ถ้ามีสัก 20-30 ชีท ก็คงจะเหนื่อยเอาการอยู่

แต่เรื่องนี้จะง่ายมาก ถ้าหากในหลายๆ ชีทที่เราต้องการจะแก้ไข มีการจัดวางและจัดเรียงข้อมูลเหมือนๆ กัน เช่น ตารางข้อมูลงบการเงิน หรือรายรับรายจ่าย ที่มักจะใช้ตารางแบบเดียวกันทั้งหมด แต่แยกชีทไว้ ตามบริษัท หรือตามเดือน/ไตรมาส/ปี

สิ่งที่เราต้องทำก็แค่

  1. เพียงเลือกชีทแรกที่เราต้องการจะแก้ไข
    .
  2. กดปุ่ม Shift ค้างไว้ แล้วคลิ้กอีกทีที่แถบของชีทสุดท้ายที่เราอยากจะแก้ไข (หรือหากเราต้องการเลือกเฉพาะบางชีทเท่านั้น ก็ให้กดปุ่ม Ctrl แทนที่จะเป็นปุ่ม Shift แทนครับ แล้วคลิ้กเลือกแถบต่างๆ ที่ต้องการทีละชีท)
    .
    พอถึงตรงนี้ เราจะเห็นแถบชีทที่เราเลือกเหล่านั้นถูกไฮไลท์ด้วยสีขาว
    .
  3. จากนั้นก็แก้ไขให้เรียบร้อยตามที่ต้องการ
    .
  4. พอแก้ไขเสร็จแล้ว ก็ให้กดคลิ้กเลือกที่แถบของชีทสักอันหนึ่ง เพื่อยกเลิกการเลือกหลายๆ ชีทที่ทำไว้ก่อนหน้านี้ (ไม่เช่นนั้นการแก้ไขที่จะทำต่อๆ ไป ก็จะส่งผลกระทบต่อชีทอื่นๆ โดยที่เราไม่ได้ตั้งใจครับ)

ถ้าไม่เห็นภาพ ลองดูตัวอย่างจากภาพเคลื่อนไหวด้านล่างนี้ได้เลยครับ

MultiSheets

พิมพ์ผิด พิมพ์ซ้ำ พิมพ์ยาก – TyperTask ช่วยได้

เคยส่งเมล์ไปแล้วมาพบว่าตัวเองพิมพ์ผิดแบบไม่น่าให้อภัยกันบ้างไหมครับ?

ผมเคยพิมพ์ชื่อคนผิดครับ…

ชื่อตัวผมเองนี่แหละ!!

โคตรอายเลย…

…..

นอกจากปัญหาพิมพ์ผิดแล้ว อีกข้อนึงคือที่น่าเบื่อคือการต้องพิมพ์คำเดิมๆ ซ้ำๆ ซากๆ

โดยเฉพาะชื่อต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นชื่อคนหรือชื่อสินค้า ซึ่งมักจะเป็นอะไรที่ยาวๆ และสะกดยากกว่าคำทั่วๆ ไปเสียด้วย

…..

สำหรับใครที่มีปัญหาคล้ายๆ กันนี้… อยากขอแนะนำให้ลองใช้โปรแกรมตัวนึงดูนะครับ

TyperTask

TyperTask เป็น Freeware เล็กๆ ตัวหนึ่ง ที่ใช้งานง่ายมาก ไม่ต้อง Setup และใช้เวลาตั้งค่าแค่ไม่ถึงนาที ก็พร้อมใช้งานทันที

มาดูวิธีใช้คร่าวๆ กันครับ

  1. เข้าไปที่หน้าเว็บของผู้พัฒนาซอฟท์แวร์ (vTaskStudio) แล้วดาวน์โหลดตัวโปรแกรมมาก่อน จะได้ไฟล์ชื่อ TyperTask.exe มา 1 ไฟล์
    typertask_download_link
    .
  2. เอาไฟล์ไปวางไว้ซักที่ ที่คิดว่าเราจะไม่ไปเผลอลบทิ้งแน่นอน แนะนำว่าสร้าง Folder แยกเพิ่มให้อีกสักชั้นก็ดีครับ เพราะหลังจากใช้งานโปรแกรมแล้ว มันจะมีไฟล์อีก 2 ไฟล์ที่ถูกสร้างขึ้นมา… เช่น D:\Software\TyperTask\
    .
  3. รันโปรแกรมขึ้นมา จะพบหน้าตาแบบด้านล่างนี้ครับ

ที่เห็นวงสีแดงซึ่งเป็นส่วนที่มีเครื่องหมาย ‘;’ เป็นตัวแรกในบรรทัดนั้น เป็นการบอกวิธีใช้งานเบื้องต้นคร่าวๆ ตรงนี้ไม่ต้องไปทำอะไรกับมันครับ

และสำหรับส่วนที่เป็นวงสีน้ำเงินด้านล่าง คือส่วนสำคัญที่เราจะต้องมาตั้งค่าก่อนใช้กันดูครับ

001

…..

จากตัวอย่างที่ให้มาบรรทัดแรก (ในส่วนสีน้ำเงิน)

hth=Hope this helps!

ตรงนี้หมายความว่า ถ้าคุณพิมพ์ตัวอักษรสามตัว “hth” ที่อยู่ด้านซ้ายของเครื่องหมายเท่ากับ (=)

โปรแกรมมันก็จะแปลงให้เป็นคำว่า “Hope this helps!’ ให้เองโดยอัตโนมัติ

ทีนี้ ถ้าคุณอยากได้ชื่อเต็มตัวเองก็ง่ายๆ ครับ ด้านฝั่งซ้าย(ของเครื่องหมาย ‘=’) ก็เปลี่ยนเป็นตัวอักษรย่อสองตัว เช่นชื่อผม “Kacharuk Marukpitak” ผมก็ย่อเหลือ “km”

อย่างไรก็ตาม ถ้าย่อเหลือแค่ 2 ตัวแบบนี้ก็อาจจะมีความเสี่ยงที่วันหนึ่งโปรแกรมมันอาจจะทำงานโดยบังเอิญได้ หากสองตัวอักษรมันดันไปโผล่อยู่ในคำที่เราจะพิมพ์พอดี ยกตัวอย่างเช่น ถ้าตัวย่อคือ ‘pa’ โปรแกรมมันก็จะทำงานหากคุณพิมพ์คำว่า part  ซึ่งก็จะได้ผลลัพธ์ที่ไม่พึงประสงค์ทันที

ในกรณีนี้ ทริคที่ผมใช้ก็คือการเคาะเว้นวรรค (Space Bar) 2 ครั้งต่อท้าย ซึ่งปรกติจะไม่เกิดกรณีนี้ระหว่างพิมพ์คำหรือประโยคต่างๆ

ดูตัวอย่างได้จากรูปตัวอย่างนี้ ผมต้องการให้โปรแกรมช่วยพิมพ์ชื่อให้ผมก็ต่อเมื่อ ผมพิมพ์ว่า ‘km’ ต่อด้วยการเคาะ Space Bar เพื่อเว้นวรรค 2 ครั้ง

002_01

จากนั้นให้ไปที่ File > Save แล้วกดปุ่มเครื่องหมายลบที่มุมบนด้านขวามือเพื่อย่อโปรแกรมลงไปที่ System Tray ครับ (อย่าเผลอไปกด x เพื่อออกจากโปรแกรมนะครับ!)

003

จากนั้นก็ลองไปเปิดโปรแกรม Notepad แล้วลองพิมพ์ตามที่เราได้ไว้ตั้งค่าดู…

k…. m… เว้นวรรค… เว้นวรรค

Accio˜!!

กดแป้นพิมพ์ 4 ครั้ง ได้ผลลัพธ์เหมือนกดไปกว่า 20 ครั้ง!

003_01

ทีนี้ถ้าอยากจะแก้ไขหรือเพิ่มเติมคำเมื่อไหร่ ก็ให้เปิดโปรแกรมจากตรง System Tray ขึ้นมาแก้ได้ตามสะดวก

003_02

ถ้าใช้แล้วติดใจ สามารถตั้งให้โปรแกรมมันเริ่มทำงานเองทุกครั้ง โดยไปเลือกที่ Options แล้วกดติ๊กtตรง Auto-start at Login ได้เลย

004

…..

…ของแถมเพิ่มเติม…

ลองดูตัวอย่างอีก 3 บรรทัดที่เหลือนะครับ

005_01

จะเห็นว่า สำหรับปุ่มที่ไม่ใช่ตัวอักษร เราก็สามารถใช้ได้เช่นกัน โดยให้ใส่ไว้ในเครื่องหมายปีกกา เช่น ถ้าต้องการปุ่ม Enter ก็ให้ใช้ {enter}

ดังนั้น สำหรับการตั้งค่าในบรรทัดนี้

mysig=Best Regards,{enter}-Bob Smith

หมายความว่า หากเราพิมพ์ว่า “mysig” ก็จะได้ผลลัพธ์แบบนี้ครับ

Best Regards,
Bob Smith

นอกจากนี้แล้ว เรายังสามารถใช้ให้ตั้ง Shortcut Keys เพื่อช่วยเรียกโปรแกรมหรือหน้าเว็บได้อีกด้วย เช่น

{Control}{Shift}{Alt}G=RUN: http://www.google.com

หมายความว่า ถ้าเรากด Ctrl + Shift + Alt + G มันก็จะเปิดหน้าเว็บไซต์ Google ให้

…..

…สบายสิ้นดี…

 

หมายเหตุ: โปรแกรมนี้ไม่รองรับภาษาไทยนะครับ

CTRL + Y : สบายแฮ

คนที่ทำงานกับโปรแกรมในตระกูล Microsoft Office อย่าง Excel หรือ Words มักจะหนีไม่พ้นที่จะต้องทำการแก้ไขงานแบบ “ย้ำๆ” อยู่บ่อยๆ

“ย้ำๆ” ของผมในที่นี้ ยกตัวอย่างเช่น เปลี่ยน Format ของ Cells หลายๆ ที่ หรือเปลี่ยนขนาด Font ของหัวข้อหลายๆ ส่วน เป็นต้น

คือถ้ามันมีแค่สองสามที่ก็แล้วไป..

แต่มันมักจะไม่เป็นอย่างนั้นนี่สิครับ หลายๆ ครั้งมันจะเป็นหลักสิบ หรือบางทีหลักร้อยเลยก็มี

ยกตัวอย่างเช่นใน Excel ถ้าผมอยากจะเปลี่ยนสี Cells จากเดิมที่เป็นสีขาวไปเป็นสีเหลือง แล้วปรากฏว่า Cells พวกนี้มันมีกระจายอยู่หลายที่…..

….ถ้าทำโดยวิธีพื้นฐานที่สุดก็คือเลือกทีละ Cell แล้วก็ไปกดระบายสีเหลือง

ด้วยวิธีนี้ ถ้ามี Cells แบบที่ว่าอยู่ 20 ที่ นั่นก็หมายความว่าต้องคลิ้กเม้าส์ทั้งหมด 40 ครั้ง โดยที่ระหว่างการคลิ้กก็ต้องเลื่อนเม้าส์ขึ้นๆ ลงๆ หยั่งกะกดสูตรเกมด้วย

…แค่คิดก็เมื่อยจะแย่แล้ว…

บางคนอาจจะใช้วิธี CTRL ค้างเพื่อเลือกทีละหลายๆ Cells ก่อนแล้วค่อยกดปุ่มระบายสีทีเดียว ก็เป็นวิธีหนึ่งที่ช่วยได้ แต่ปัญหาที่ผมมักจะเจอก็คือบางทีคลิ้กพลาดไปโดน Cell ที่ไม่ได้เลือกมาด้วย ก็จบเลย ต้องกลับไปเริ่มต้นกันใหม่ และวิธีนี้ก็ลำบากในกรณีที่ต้องทำแบบเดียวกันข้ามไปที่ Sheet อื่นๆ อีก

…….

ที่เกริ่นมาทั้งหมดทั้งมวล ก็เพื่อจะบอกว่า จริงๆ มันมี Shortcut ที่ช่วยให้การทำงานลักษณะ “ย้ำๆ” แบบนี้ ง่ายขึ้นมาก

Shortcut ที่ว่าก็คือ CTRL + Y นั่นเอง

โดยปรกติแล้ว CTRL+Y เป็นที่รับรู้ในสังคมว่าเป็นคู่กับ Undo (CTRL+Z)… ก็คือ Redo นั่นเอง ซึ่งมักจะถูกใช้โดยคนขี้ลังเลแบบผม… คือพอรู้ว่าทำอะไรผิดพลั้งไปแล้ว ก็ Undo (CTRL+Z)… แล้วก็เปลี่ยนใจ Redo (CTRL+Y) เอามันกลับมา …  แล้วก็วนเวียนอยู่อย่างนั้นสักพักจนกว่าจะตัดสินใจได้ว่าจะเอายังไงกับชีวิตต่อไปดี…

สิ่งที่ผมมาค้นพบภายหลังโดยบังเอิญก็คือ CTRL+Y มันมีคุณค่ามากกว่านั้นเยอะครับ

มันสามารถช่วยคุณ “ย้ำ” ได้ครับ กล่าวอีกแบบคือ ทำซ้ำสิ่งที่เพิ่งทำไปล่าสุด (Repeat last command)

ยกตัวอย่างเช่นใน Excel ถ้าผมอยากจะเปลี่ยนสี Cells จากเดิมที่เป็นสีขาวไปเป็นสีเหลือง แล้วปรากฏว่า Cells พวกนี้มันมีกระจายอยู่หลายที่…..

ผมก็เลือกมาสัก Cell นึงก่อน แล้วก็ระบายสีเหลืองให้สุดฝีมือ

จากนั้นพอผมไปเลือก Cell ถัดไปผมก็แค่กด CTRL+Y ….

..ปาฏิหาริย์ก็จะบังเกิด…

CTRL+Y นี้ ยังสามารถใช้กับ Action ได้หลากหลายมาก ไม่ว่าจะ Insert Row, ใส่ Sheet ใหม่, บลา บลา บลา…

ที่เจ๋งกว่านั้นคือ มันไม่ได้จำกัดอยู่แค่ Excel, Words, PowerPoint ….

แม้แต่ Google Doc ก็ใช้วิธีนี้ได้เหมือนกัน!

วิธีนี้มีข้อจำกัดอยู่นิดนึงตรงที่มันทำย้อนหลังได้แค่ Action เดียวเท่านั้น…

ซึ่งสำหรับในกรณีที่เรามีความกระหายอยากที่จะทำหลายๆ สิ่งพร้อมกัน เช่น จะเปลี่ยนสี Cell ทำตัวหนา พร้อมทั้งขยายขนาด Font อีก…

ให้ทำแบบนี้ครับ

  1. ให้คลิ้กเลือก Cell ที่ต้องการ คลิ้กขวาแล้วเลือก “Format Cells” แล้วก็จัดการทำทุกอย่างที่ต้องการให้เสร็จสิ้นกันตรงนี้ไปเลย แล้วค่อยกด OK

ไม่มีข้อ 2. เพราะสิ่งที่ได้ทำลงไปทั้งหมดจนถึงวินาทีที่กดปุ่ม OK จะถูกนับเป็น Action เดียว

… แล้วทีนี้ ถ้าคุณยังอยากจะไปทำแบบนี้ที่ไหนอีกก็เชิญตามสบาย…

ลองดูตัวอย่างจากวิดีโอนี้นะครับ

จนถึงตรงนี้ หลายคนอาจจะรู้สึกว่าทริคนี้มันดูธรรมด๊า..ธรรมดา… แต่จากประสบการณ์ที่ผ่านมา ผมบอกได้เลยว่ามันเป็นชุดปุ่มมหัศจรรย์อีกชุดหนึ่ง ที่คนยังรู้จักและเห็นคุณค่าของมันน้อยเกินไป

จึงขออนุญาตแนะนำให้ไปทดลองใช้กันดูนะครับ

(จริงๆ มีอีกปุ่มหนึ่ง คือปุ่ม F4 ที่ทำได้แบบเดียวกันเป๊ะ แต่ไม่ได้เอามาเป็นประเด็นหลักเพราะเพิ่งจะรู้วันนี้ตอนที่หาข้อมูลเพิ่มก่อนเริ่มเขียน และที่สำคัญคือมันไม่คล้องจองกับชื่อบทความอีกด้วย)

หมายเหตุ :

  • บทความนี้เป็นบทความแรกที่เขียน หลังจากแรงบันดาลใจที่ได้จากการตามอ่านบทความของ Blogger หลายๆ ท่านมาเป็นระยะเวลาหนึ่ง (*พื้นที่ช่วยกันทำมาหากิน* โดยเฉพาะพี่ชายของผมเอง : Anontawong.com) จนมากเพียงพอที่จะสลัดความขี้เกียจกับความกลัวหน้าแตก และพร้อมที่จะงัดเอาความรู้ที่มีเพียงหางอึ่งมาลองแชร์กับเขาดูบ้าง โดยพยายามที่จะเอาทริคเล็กๆ น้อยๆ ที่พบผมคิดว่าเรียบง่ายพอที่จะถ่ายทอดผ่านทางหน้าเว็บ แต่ก็น่าจะช่วยให้ผู้ใช้งาน Windows ระดับเริ่มต้นถึงปานกลางทั่วๆ ไปแบบผม สามารถทำงานได้ง่ายขึ้น ทั้งนี้จะพยายามไม่เน้นลงลึกในความรู้ที่เป็นเชิงเทคนิคมากนัก (ซึ่งผมก็ไม่มีอยู่แล้ว)
  • เนื้อหาส่วนใหญ่ที่คิดว่าจะเขียน จะค่อนไปทางเกี่ยวข้องกับโปรแกรม Microsoft Excel เพราะทำงานกับมันมาหลายปีดีดักแล้ว นอกจากนี้ก็น่าจะเป็นบทความเกี่ยวกับ Freeware ต่างๆ ที่ผมได้นำมาใช้และพบว่าช่วยให้ชีวิตดีขึ้นได้จริง
  • หากมีข้อผิดพลาดประการใด ก็โปรดอย่าได้แกล้งให้ผมปล่อยไก่อยู่นาน รบกวนช่วยติชมและชี้แนะ จะเป็นพระคุณอย่างสูงครับ